No necesitas cincuenta indicadores. Con seis métricas bien medidas sabes si entran suficientes prospectos, dónde se te caen, cuánto tardas en cerrar, cuánto vale cada venta y cuánto te cuesta conseguir un cliente. Te mostramos cómo calcular cada una con un ejemplo.
Para todos los cálculos usaremos un mismo mes de ejemplo (cifras inventadas, solo para ilustrar): entraron 120 prospectos, el equipo cerró 15 ventas, perdió 35 oportunidades, facturó $9.000.000 e invirtió $1.800.000 en publicidad.
1. Prospectos nuevos (y de dónde vienen)
Qué mide: cuántas personas o empresas nuevas mostraron interés en el período, separadas por origen: Google, redes sociales, sitio web, recomendaciones, ferias…
Por qué importa: es la materia prima. Si entran pocos prospectos, ningún esfuerzo de cierre compensa. Y el origen te dice qué canales funcionan.
En el ejemplo: 120 prospectos. Si 70 vinieron de Google y solo 3 de esos compraron, mientras que de 15 recomendaciones compraron 6, tienes una pista clara sobre dónde poner energía.
2. Conversión por etapa (el embudo)
Qué mide: qué porcentaje pasa de cada etapa a la siguiente.
| Etapa | Llegan | Pasan a la siguiente |
|---|---|---|
| Nuevo → Contactado | 120 | 90 (75 %) |
| Contactado → Reunión | 90 | 40 (44 %) |
| Reunión → Propuesta | 40 | 28 (70 %) |
| Propuesta → Venta | 28 | 15 (54 %) |
Qué hacer con esto: busca la etapa con la caída más fuerte. En el ejemplo es de «Contactado» a «Reunión»: más de la mitad se queda ahí. Quizás el primer contacto tarda demasiado o el mensaje no convence. Mejorar ese solo paso puede subir las ventas más que conseguir más prospectos.
3. Tasa de cierre
Qué mide: de las oportunidades que ya se resolvieron, cuántas ganaste.
En el ejemplo: 15 ÷ (15 + 35) = 30 %.
Ojo: no la calcules sobre todos los prospectos que entraron, porque muchos siguen abiertos. Y registra siempre el motivo de pérdida (precio, plazo, eligió a la competencia, no respondió): es la información más valiosa para mejorar esta tasa.
4. Ciclo de venta
Qué mide: cuántos días pasan, en promedio, desde que entra un prospecto hasta que compra.
En el ejemplo: si las 15 ventas sumaron 390 días entre su ingreso y su cierre, el ciclo es de 26 días.
Por qué importa: te dice cuándo vas a ver el resultado de lo que haces hoy (si el ciclo es de 26 días, la campaña de este mes se ve en ventas el próximo), cuánto tiempo darle a cada oportunidad antes de darla por perdida y cuánto plazo tienes para registrar ventas en herramientas como Google Ads, que solo acepta ventas de clics de los últimos 90 días.
5. Ticket promedio
Qué mide: cuánto vale, en promedio, cada venta.
En el ejemplo: $9.000.000 ÷ 15 = $600.000.
Qué hacer con esto: compáralo por vendedor, por producto y por origen. A veces un canal trae menos ventas, pero más grandes, y termina siendo el más rentable.
6. Costo por cliente (CAC)
Qué mide: cuánto te cuesta conseguir cada cliente nuevo.
En el ejemplo, solo con publicidad: $1.800.000 ÷ 15 = $120.000 por cliente. Con un ticket promedio de $600.000, cada cliente deja cinco veces lo que costó conseguirlo (antes de otros costos).
El dato que casi nadie tiene: el costo por cliente de cada campaña. Las plataformas de anuncios te dicen cuánto cuesta un clic o un formulario, pero no cuánto cuesta un cliente que de verdad compró, porque la venta ocurre después y fuera de ellas. Para saberlo, cada venta del CRM tiene que quedar unida a la campaña que la trajo. Lo explicamos en qué es el GCLID.
Dos extras que valen la pena
- Pronóstico (pipeline ponderado): el valor de las oportunidades abiertas, multiplicado por la probabilidad de cierre de su etapa. Te dice cuánto vas a vender probablemente este mes, no solo cuánto «hay en juego».
- Motivos de pérdida: el porcentaje de oportunidades perdidas por cada motivo. Si el 40 % se pierde «por precio», el problema puede estar en la propuesta de valor, no en el precio.
Una reunión de 30 minutos al mes
- Revisen las seis métricas y compárenlas con el mes anterior (5 minutos).
- Elijan una sola etapa del embudo para mejorar (10 minutos).
- Revisen los motivos de pérdida y lo que se repite (10 minutos).
- Definan una acción concreta, un responsable y una meta para el próximo mes (5 minutos).
Las métricas solo son tan buenas como los datos. Si el equipo no registra los contactos, no mueve las tarjetas de etapa ni anota por qué se perdió una venta, cualquier número va a engañar. Primero el hábito, después el reporte.
Cómo lo resuelve LeiAI Hub
El módulo de Reportes de LeiAI Hub calcula estas métricas solo: prospectos por origen, embudo de conversión, tasa de cierre, ciclo de venta, ingresos por mes, motivos de pérdida, actividad del equipo y avance de las metas. Con Feed my Pixel además ves la inversión de Google Ads junto a las ventas reales de cada campaña, con su costo por cliente.
Tu equipo vende. Tu pixel aprende.
LeiAI Hub ordena las ventas de tu equipo y, con Feed my Pixel, envía cada venta real a Google Ads y Analytics para que tus campañas aprendan quién te compra.